Banjir yang melanda beberapa negeri di Pantai Timur pada akhir 2014 mengakibatkan banyak kerosakan aset dan dokumen penting pejabat dan agensi kerajaan termasuk rekod pesakit di hospital dan klinik.
Pemilik harta persendirian terpaksa menghadapi masa sukar membersihkan premis dan membuang sampah sarap akibat banjir di samping menyelamatkan saki baki barang yang ada, sebaliknya agensi kerajaan pula bertindak menggantikan aset-aset yang rosak kepada yang baru.
Namun bagaimana pula nasib dokumen dan rekod penting yang rosak ditenggelami air?
USAHA MENYELAMAT
Menyedari berlakunya kerosakan besar ke atas dokumen dan rekod di jabatan kerajaan, sebuah pasukan khas ditubuhkan iaitu 'Pasukan Bantuan Pemulihan Rekod Agensi dan Jabatan (PBPRAJ) untuk menjalankan misi menyelamat dan memulihara dokumen dan rekod milik kerajaan.
Pasukan ini dibahagikan kepada dua kumpulan kecil mengikut jajahan yang ditugaskan. Ia menjalankan tugas itu mulai 11-17 Jan melibatkan lawatan ke 22 agensi dan jabatan kerajaan di tujuh jajahan iaitu Kota Bharu, Tumpat, Pasir Mas, Tanah Merah, Jeli, Kuala Krai dan Gua Musang.
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia (ANM), Azemi Abdul Aziz memberitahu Bernama, pengurusan dokumen dan rekod kerajaan akibat bencana adalah satu daripada bidang tugas ANM.
ANM memang mempunyai satu bahagian khas yang menjalankan tugasan ini.
Cuma untuk situasi di Kelantan kemusnahan teramat teruk dan meluas hingga perlu ditubuhkan pasukan khas untuk melancarkan kerja.
Misi utama pasukan ini ialah mendapatkan dan mengenal pasti dokumen dan rekod yang boleh diselamatkan.
Bagi yang tidak dapat diselamatkan, penilaian terperinci dilaksanakan sebelum dilaksanakan proses pelupusan.
SELAMATKAN DOKUMEN SENSITIF
Menurut Azemi, apa yang paling penting bagi ANM ialah menyelamatkan dokumen-dokumen yang sensitif dan kritikal.
Untuk dokumen yang terpaksa dimusnahkan, ia perlu dipastikan tidak mengganggu fungsi pejabat yang memiliki dokumen itu.
"Kita bersyukur sebab dokumen yang melibatkan orang awam di tiga pejabat penting berjaya dipulihara.
Jika ia musnah, tiada cara untuk kita dapatkannya semula kerana satu-satunya salinan dokumen-dokumen ini tersimpan di pejabat-pejabat yang berkenaan," tambah Azemi.
Pejabat-pejabat yang dimaksudkan ialah Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) di Tanah Merah, Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Krai (PPDKK) dan Mahkamah Mejistret Tanah Merah.
Di JPN, fail-fail dari tahun 1982 merangkumi 10 fail daftar lewat kad pengenalan, 10 fail anak angkat berjaya dipulihara.
Di PPDKK, fail-fail peribadi pelajar dan lebih 1,000 buku kenyataan perkhidmatan berjaya diselamatkan. Manakala di Mahkamah Mejistret Tanah Merah, catatan mahkamah sejak tahun 1980 telah dipulihara.
TEKNIK PENGERINGAN
Ketua PBPRAJ, Mohd Nasser Malim menjelaskan beberapa teknik yang digunakan untuk memulihara dokumen.
Dokumen yang dikenalpasti boleh diselamatkan, dibersihkan melalui tiga proses iaitu pembersihan, pengeringan dan penyusunan semula.
Dalam proses pemulihan, tiga bekas air bersih digunakan. Bekas pertama untuk membersihkan lumpur tebal. Air yang kotor dibuang dan diganti air bersih.
Proses ini diulang sebanyak tiga kali atau hingga dokumen dipastikan bersih.
Span lembut digunakan untuk menggosok permukaan yang kotor dan spatula digunakan untuk membuka dan mengasingkan helaian-helaian kertas.
"Kalau guna jari, kertas boleh koyak. Guna spatula pun kena hati-hati dan banyak bersabar. Masa menggosok juga kena betul-betul lembut untuk elakkan kertas koyak," jelas Nasser.
Proses pengeringan dilaksana menggunakan dua teknik. Teknik pertama ialah menyusun di atas lantai. Teknik ini sesuai digunakan untuk bahan-bahan berjilid seperti buku.
"Setiap helaian muka surat kami lapik dengan kertas surat khabar untuk mempercepat proses pengeringan dan mengelak permukaan kertas daripada melekat. Penggunaan surat khabar amat efisyen kerana ia mudah didapati dan murah," kata Nasser.
Walaupun nampak mudah, teknik ini mendapat perhatian agensi pemulihara dokumen di Korea yang sudahpun menyatakan keinginan mempelajari teknik ini dengan ANM.
Teknik pengeringan kedua ialah dengan menggantung di ampaian yang dibuat daripada benang atau tali rafia.
"Kesilapan yang biasa dibuat orang ialah mengeringkan dokumen di bawah cahaya matahari. Ia akan menjadikan kertas merangup dan mencacatkan kualiti dokumen.
Cara yang betul ialah menganginkannya dalam ruang berbumbung," komen Nasser.
Tambah Nasser, apa yang penting, setiap dokumen yang dikeringkan mesti disusun mengikut aturan mukasurat sedia ada untuk memudahkan proses ketiga iaitu penyusunan semula dokumen mengikut susunan asal.
PELUPUSAN MENGIKUT PROSEDUR
Azemi kemudian memberitahu bahawa dokumen-dokumen yang tidak dapat diselamatkan akan diberi kebenaran untuk dilupuskan selepas proses-proses tertentu dilaksanakan.
Pejabat pemilik dokumen perlu membuat permohonan khas pelupusan kepada ANM.
Hanya selepas diperiksa dan disahkan, ia layak untuk dilupuskan.
Azemi turut berpesan agar mana-mana badan kerajaan untuk menilai semula sistem penyimpanan dokumen agar selamat bila berlaku bencana alam.
Bagi pihak yang mempunyai masalah dengan penyimpanan dokumen dan rekod, bolehlah menghubungi ANM untuk mendapatkan bantuan.
"Pejabat-pejabat yang terdedah risiko bencana alam seperti banjir, ANM boleh bantu membuat penilaian rekod-rekod yang untuk tujuan pelupusan.
"Untuk pejabat yang memang tak ada tempat selamat untuk simpan bahan-bahan penting, kita di ANM pun boleh tolong simpankan, jika perlu," tambah Azemi.
Bernama
Wed Feb 25 2015
![Misi Arkib Negara selamatkan dokumen kerajaan Misi Arkib Negara selamatkan dokumen kerajaan](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/http://img.astroawani.com/2015-02/71424857172_295x200.jpg)
Misi Arkib Negara selamatkan dokumen kerajaan - Gambar fail
![Wanita racun lima orang sebelum bunuh diri dengan sianida - Polis Bangkok Wanita racun lima orang sebelum bunuh diri dengan sianida - Polis Bangkok](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2024-07/51721208356_Bangkokhotel.jpg)
Wanita racun lima orang sebelum bunuh diri dengan sianida - Polis Bangkok
Polis percaya seorang daripada enam pelancong, dua daripadanya juga memegang pasport Amerika Syarikat, adalah dalang di sebalik tragedi itu.
![Tiada dokumen buktikan Guan Eng batal pengecualian cukai Yayasan Albukhary - Saksi Tiada dokumen buktikan Guan Eng batal pengecualian cukai Yayasan Albukhary - Saksi](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2023-03/51679899391_MASHUP.jpg)
Tiada dokumen buktikan Guan Eng batal pengecualian cukai Yayasan Albukhary - Saksi
Tiada dokumen yang menunjukkan bahawa Lim Guan Eng telah membatalkan pengecualian cukai terhadap Yayasan Albukhary semasa beliau memegang jawatan Menteri Kewangan.
![Kes bunuh Nur Farah Kartini: 26 saksi dirakam keterangan - KP Selangor Kes bunuh Nur Farah Kartini: 26 saksi dirakam keterangan - KP Selangor](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2024-07/61720605165_tbHusseinOmarKhan.jpg)
Kes bunuh Nur Farah Kartini: 26 saksi dirakam keterangan - KP Selangor
Datuk Hussein Omar Khan berkata antara saksi yang dirakam keterangan mereka termasuklah rakan Allahyarham Nur Farah Kartini, rakan sekerja suspek dan saksi awam.
![27 anjing mati disyaki diracun, JPV kesal tiada aduan awal 27 anjing mati disyaki diracun, JPV kesal tiada aduan awal](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2024-07/71721213446_HngMooiLye.jpg)
27 anjing mati disyaki diracun, JPV kesal tiada aduan awal
Tiada tindakan lanjut dapat diambil termasuk siasatan punca kematian haiwan berkenaan kerana kelewatan melaporkan insiden itu.
![Biden akan tarik diri jika doktor dedahkan ada masalah kesihatan Biden akan tarik diri jika doktor dedahkan ada masalah kesihatan](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2024-07/61721019915_JoeBiden.jpg)
Biden akan tarik diri jika doktor dedahkan ada masalah kesihatan
Biden sebelum ini berkata keadaan kesihatannya tidak memerlukan pemeriksaan tambahan, tetapi beliau bersedia jika doktor memintanya.
![Perundangan baharu diperkenal kawal selia Badan Berkanun Persekutuan - Pejabat PM Perundangan baharu diperkenal kawal selia Badan Berkanun Persekutuan - Pejabat PM](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2023-10/51696910524_PUTRAPERDANA.jpg)
Perundangan baharu diperkenal kawal selia Badan Berkanun Persekutuan - Pejabat PM
Satu perundangan baharu akan diperkenalkan bertujuan mengawal selia Badan Berkanun Persekutuan (BBP) serta syarikat-syarikat di bawahnya.
![MCMC siasat empat lagi individu, didakwa buat komen jelik dan provokatif MCMC siasat empat lagi individu, didakwa buat komen jelik dan provokatif](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2024-07/81721211871_MCMCKomenJelik.jpg)
MCMC siasat empat lagi individu, didakwa buat komen jelik dan provokatif
Secara keseluruhan enam suspek disiasat berhubung komen jelik dan provokatif menerusi siaran ulangan sesi Parlimen di platform media sosial
![Harga petrol, diesel kekal hingga 24 Julai Harga petrol, diesel kekal hingga 24 Julai](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2024-06/61717993469_RON.jpg)
Harga petrol, diesel kekal hingga 24 Julai
Kementerian Kewangan dalam kenyataan hari ini memaklumkan harga runcit diesel di Sabah, Sarawak dan Labuan kekal pada paras RM2.15 seliter.
![38 makmal dianugerah status BNP Labs, usaha perkasa usahawan dan keupayaan inovasi 38 makmal dianugerah status BNP Labs, usaha perkasa usahawan dan keupayaan inovasi](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2024-07/71721211198_BNPLabs.jpg)
38 makmal dianugerah status BNP Labs, usaha perkasa usahawan dan keupayaan inovasi
38 buah makmal dianugerahkan status Bionexus Partners Laboratories (BNP Labs) ke arah memperkasakan keusahawanan dan keupayaan inovasi dalam industri bioteknologi dan berasaskan bio di Malaysia.
![Ladang kelapa sawit dipercayai lokasi Nur Farah Kartini dibunuh - Polis Ladang kelapa sawit dipercayai lokasi Nur Farah Kartini dibunuh - Polis](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/https://img.astroawani.com/2024-07/51721210176_TBFARAHMAYAT.jpg)
Ladang kelapa sawit dipercayai lokasi Nur Farah Kartini dibunuh - Polis
Polis percaya kawasan ladang kelapa sawit di Kampung Sri Kledang di sini adalah lokasi Nur Farah Kartini Abdullah, dipercayai dibunuh.
![Misi Arkib Negara selamatkan dokumen kerajaan Misi Arkib Negara selamatkan dokumen kerajaan](https://resizer-awani.eco.astro.com.my/tr:w-177,h-100,q-100,f-auto/http://img.astroawani.com/2015-02/71424857172_295x200.jpg)
Misi Arkib Negara selamatkan dokumen kerajaan
Banjir yang melanda beberapa negeri di Pantai Timur pada akhir 2014 mengakibatkan banyak kerosakan aset dan dokumen penting pejabat dan agensi kerajaan termasuk rekod pesakit di hospital dan klinik.