Pengurusan perolehan Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM) didapati belum mencapai kecekapan optimum berikutan wujud penyimpangan dalam peraturan kewangan termasuk prosedur pembayaran kerja yang berpotensi ke arah "improper payment" (pembayaran tidak wajar).

Menurut Laporan Ketua Audit Negara 2017 Siri 1 yang dibentangkan di Dewan Rakyat pada Isnin, perkara itu berdasarkan empat perolehan secara tender bernilai RM2.65 juta dan enam perolehan secara sebut harga bernilai RM2.16 juta yang tidak dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Harga.

Berdasarkan Laporan Penilaian Tender dan Sebut Harga, jawatankuasa berkenaan tidak bersidang kerana kekangan masa anggotanya, menyebabkan harga terbaik tidak dapat dinilai.

Perolehan UTeM adalah melalui kaedah pembelian terus, sebut harga, tender dan rundingan terus dan semua urusan pembayaran dibuat oleh Pejabat Bendahari.

Analisis Audit yang memfokuskan pada perolehan melalui sebut harga, tender dan rundingan terus bagi tempoh 2013 hingga Jun 2017 itu turut menyatakan berlakunya penurunan prestasi perbelanjaan berbanding peruntukan antara 24.5 dan 41 peratus yang disebabkan antaranya peruntukan pembangunan tidak dibelanjakan pada tahun semasa dan dibawa ke tahun depan.

Laporan itu juga mendedahkan dua jenis perkhidmatan pada 2016 iaitu Perkhidmatan Penyelenggaraan Landskap dan Pembersihan Kawasan serta Perkhidmatan Sistem Pendingin Hawa dan Ventilasi masing-masing bernilai RM2.16 juta dan RM1.45 juta tidak diperoleh melalui dua tender sebaliknya dipecahkan kepada 10 sebut harga.

Perkara itu menyalahi Perenggan 3.5 Surat Pekeliling Kewangan UTeM Bilangan 7 tahun 2016 yang menetapkan semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) tidak memecahkecilkan jumlah perolehan untuk bekalan, perkhidmatan atau kerja, bagi mengelak pelawaan sebut harga di PTJ dan sebut harga atau tender universiti.

Tindakan memecahkecilkan dua perkhidmatan berkenaan tidak mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A Kementerian/Agensi yang boleh mendedahkan UTeM kepada risiko tidak mendapat harga kompetitif daripada perolehan yang dilakukan.

Selain itu, terdapat tiga projek pembinaan iaitu permatang pelajar, bangunan pejabat keselamatan dan depoh kenderaan bernilai keseluruhan RM2.92 juta yang tidak disiapkan mengikut tempoh ditetapkan.

Menurut laporan itu, projek pertama tidak disiapkan sepenuhnya pada tarikh sepatutnya siap iaitu 1 Ogos 2017 manakala projek kedua dan ketiga masing-masing telah diputuskan sebagai projek sakit dan lewat siap selama 87 hari dari tarikh sepatutnya siap.

Kelemahan lain ialah wujudnya 19 dokumen kontrak bernilai RM14.85 juta yang ditandatangani naib canselor dan bendahari UTeM tanpa diberi kuasa oleh Lembaga Pengarah Universiti serta lima perolehan secara sebut harga RM1.93 juta yang tidak disediakan kontrak formal.

Turut dikesan ialah satu bon pelaksanaan projek pembinaan yang tidak dapat dituntut UTeM kerana telah tamat tempoh serta RM82,348 yang telah dibayar tetapi kerja tidak siap sepenuhnya yang membawa kepada pembayaran tidak wajar.

Bagi mempertingkat kecekapan dalam pengurusan perolehan, Audit mengesyorkan agar UTeM memastikan pegawai perolehan, kewangan dan pembangunannya menjalankan pemantauan rapi bagi mengelakkan sebarang penurunan prestasi.

Laporan itu juga mengesyorkan agar Unit Audit Dalaman UTeM menjalankan pemeriksaan berterusan terhadap perolehan dan memastikan setiap peraturan berkaitan dipatuhi selain mahu penasihat undang-undang UTeM memainkan peranan mereka memberi nasihat berhubung hal-hal pengurusan dan pentadbiran kontrak.

UTeM juga disyorkan mengkaji semula syarat dalam Perenggan 9.2 dokumen sebut harga perkhidmatan Penyenggaraan Landskap dan Pembersihan Kawasan yang menetapkan bayaran penuh dibuat berdasarkan prestasi kerja yang telah mencapai 60 peratus pelaksanaannya. -- Bernama