Manfaatkan AI, ChatGPT untuk dokumen PR dan komunikasi krisis

DALAM era digital masa kini, para praktisi Hubungan Masyarakat (PR) dan Komunikasi sentiasa mencari cara inovatif untuk mengoptimumkan aliran kerja dan meningkatkan proses penciptaan kandungan.

Pemanfaatan kecerdasan buatan (AI), terutamanya dengan ChatGPT, dapat meningkatkan kecekapan dan kreativiti secara ketara dalam menghasilkan dokumen PR, termasuk siaran media, artikel kenalan, dan dokumen perbincangan untuk persediaan temu ramah pelanggan atau pengarah eksekutif.

Selain itu, artikel ini akan meneroka reka bentuk kerangka kerja persediaan komunikasi krisis, dengan menggunakan contoh syarikat sebenar untuk membantu para profesional PR memahami dan mengamalkan strategi ini dengan berkesan.

BAHAGIAN 1: Membentuk Permintaan Sempurna bagi Dokumen PR Hasil AI

Takrifkan Objektif:

Mula dengan menyatakan dengan jelas tujuan dokumen PR yang ingin anda cipta. Sama ada ia untuk mengumumkan produk baru, mengemukakan artikel kenalan yang menarik, atau menyediakan dokumen perbincangan untuk pelanggan atau pengarah eksekutif, objektif yang ditakrifkan dengan baik menetapkan landasan bagi kandungan hasil AI.

Tentukan Gaya dan Tone:

Tentukan gaya dan tone yang sesuai untuk sepadan dengan audiens sasaran dan personaliti jenama. Adakah dokumen perlu formal dan profesional atau lebih santai dan menarik? Maklumat ini membantu ChatGPT meniru bahasa dan suara yang diinginkan.

Berikan Konteks dan Latar Belakang:

Untuk memastikan kandungan tepat dan relevan, berikan ChatGPT maklumat konteks penting. Kongsi data, statistik, dan mesej korporat yang relevan yang perlu dimasukkan dalam dokumen tersebut. Semakin banyak konteks yang anda berikan, semakin baik AI dapat menghasilkan kandungan yang disesuaikan.

Gunakan Permintaan Tertentu:

Bentuk permintaan yang jelas, ringkas, dan tertentu. Alihkan daripada bertanya soalan terbuka, berikan pertanyaan yang terstruktur untuk mendapatkan jawapan yang tertumpu dan relevan. Sebagai contoh, "Bentuk siaran media yang menyoroti ciri-ciri dan faedah unik produk" lebih berkesan daripada "Tulis siaran media tentang produk baru kami."

Ulang dan Tambah Baik:

Jika keluaran awal dari ChatGPT tidak memuaskan, ulangi dan tambah baik permintaan. Gunakan percubaan dan ralat untuk mengoptimumkan hasil dan penambahbaikan untuk mendapatkan kandungan yang dikehendaki.

BAHAGIAN 2: Merangka Kerangka Persediaan Komunikasi Krisis

Belajar dari Contoh Syarikat Sebenar:

Kaji krisis korporat yang berlaku sebelum ini dan kenalpasti bagaimana syarikat berjaya menguruskan komunikasi mereka. Lihat contoh dari pelbagai industri, seperti kontroversi media sosial, penarikan produk, atau skandal eksekutif, untuk memahami pendekatan komunikasi krisis yang berbeza.

Bentuk Rancangan Komunikasi Krisis yang Komprehensif:

Cipta rancangan komunikasi krisis yang terstruktur dengan baik yang merangkumi pasukan krisis yang ditetapkan, protokol jelas untuk pengedaran maklumat, dan templat mesej yang telah ditentukan. Rancangan ini harus mengambil kira pelbagai skenario dan menggariskan peranan dan tanggungjawab setiap ahli pasukan.

Pantau dan Analisis:

Gunakan alat bantu berkuasa AI untuk memantau berita, media sosial, dan perbualan dalam talian untuk mengetahui perkembangan krisis yang mungkin. Analisis sentimen dan persepsi awam membantu mengenal pasti isu-isu yang muncul sebelum mereka meningkat menjadi krisis.

Amalkan Latihan Krisis Simulasi:

Lakukan latihan krisis simulasi dengan pasukan anda untuk berlatih strategi respons dalam persekitaran yang terkawal. Latihan ini membantu membangunkan keyakinan dan memastikan setiap ahli pasukan tahu peran mereka semasa krisis sebenar berlaku.

Komunikasi Berempati dan Telus:

Semasa krisis, beri keutamaan kepada empati dan kejujuran dalam komunikasi anda. Berterus terang mengenai situasi, mengambil tanggungjawab, dan menunjukkan bahawa anda sedang bertindak untuk menyelesaikan masalah.

10 Tip Utama untuk Profesionis PR dan Komunikasi:

• Tetapkan dengan jelas objektif dokumen PR hasil AI yang dikehendaki.
• Sesuaikan permintaan untuk menentukan tone dan gaya yang sesuai.
• Berikan konteks untuk meningkatkan relevansi kandungan.
• Bentuk permintaan yang spesifik dan teratur.
• Ulang dan tambah baik permintaan untuk hasil yang optimum.
• Kaji krisis korporat sebenar untuk memahami strategi komunikasi krisis yang berkesan.
• Cipta rancangan komunikasi krisis yang komprehensif dengan protokol yang jelas.
• Manfaatkan alat bantu AI untuk memantau krisis potensi.
• Latih latihan simulasi krisis untuk menguasai strategi respons.
• Beri keutamaan kepada empati dan ketelusan dalam komunikasi krisis.

Kesimpulan:

Dengan menguasai seni membentuk permintaan sempurna bagi dokumen PR hasil AI dan mengamalkan kerangka persediaan komunikasi krisis yang komprehensif, para profesional PR dapat merevolusi strategi mereka.

Dengan bantuan ChatGPT dan contoh-contoh korporat sebenar, mereka dapat meningkatkan kecekapan dan respons dalam menghasilkan kandungan yang memukau dan mengurus krisis secara efektif, akhirnya membina hubungan yang lebih kukuh dengan pelanggan dan pemangku kepentingan mereka. Manfaatkan kuasa AI dan tingkatkan permainan PR anda ke tahap baharu!

---

* Artikel oleh Syed Mohammed Idid (Pengurus Besar, Komunikasi Strategik & Hubungan Pemegang Taruh, West Coast Expressway)

** Artikel ini merupakan pandangan peribadi penulis berdasarkan bidang kerjayanya dan tidak semestinya mewakili pandangan sidang pengarang Astro AWANI.